SURAT - MENYURAT
B.
SURAT
– MENYURAT
1. Pengertian
Surat – Menyurat
Beberapa
pengertian surat :
Ø Surat adalah
suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu
kepada pihak lain atas nama pribadi ataupun karena kedinasan. Informasi dalam
surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran,
sanggahan, dan sebagainya. Agar komunikasi melalui surat dinilai efektif, maka
isi atau maksud surat harus terang dan jelas, serta tidak menimbulkan salah
arti pada pihak penerima.
Ø Surat juga
merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang
dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa surat adalah alat komunikasi
penting dalam tata kerja tata usaha.
Ø Surat merupakan
alat penyampaian yang sangat murah dan daya jangkau lebih luas, surat juga
sering dijadikan bukti hitam diatas putih dalam suatu organisasi baik swasta
maupun negeri. Untuk mencapai tujuan itu salah satu yang terpenting didalam
mengelola surat yaitu dapat memudahkan temu balik surat dalam pembuatan.
Pembuatan surat pada dasarnya merupakan suatu teknis atau cara pengaturan dan
penyampaian informasi secara logis dan sistematis.
Beberapa
pengertian surat - menyurat :
Ø Surat-menyurat
adalah kegiatan penanganan surat masuk dan keluar yang meliputi penerimaan,
penggolongan, pengarahan, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat
keluar.
Ø Surat menyurat
adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus menerus antara
pihak yang satu kepada pihak yang lainnya. Dan dilaksanakan dengan saling
berkiriman surat. Kegiatan surat menyurat ini disebut juga dengan istilah
lainnya yaitu korespondensi. Jika hanya sepihak saja yang mengirimkan surat
secara terus menerus tanpa ada balasan atau tanggapan dari pihak lainnya hal
ini tidak dapat dinamakan kegiatan surat menyurat. Setiap kerja perorangan
apalagi organisasi selalu membutuhkan kerja sama dengan pihak lain untuk
mencapai tujuannya.
2. Koresponden dan Korespondensi
Ø Koresponden
adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang menandatangani surat, baik
atas nama perorangan maupun kantor atau organisasi.
Ø Korespondensi
adalah suatu kegiatan atau hubungan yang dilakukan secara terus - menerus
antara dua pihak yang dilakukan dengan saling berkiriman surat.
Korespondensi
dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi dua , yakni :
a. Korespondensi
Eksteren
Korespondensi
eksteren adalah hubungan surat menyurat yang dilakukan oleh kantor atau
bagian-bagiannya dengan pihak luar.
b. Korespondensi
Interen
Korespondensi
interen adalah hubungan surat menyurat yang dilakukan oleh orang-orang dalam
suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dan kantor cabang.
Pengurusan surat
sering juga disebut dengan istilah mail handing, yang merupakan kegiatan
mengirimkan informasi tertulis dari satu tempat ke tempat lain. Dengan kata
lain, kegiatan pengurusan surat bukan hanya menerima surat dan mengirimkan
surat saja. Tetapi kegiatan pengurusan surat juga meliputi mengarahkan dan
menyalurkan surat ke unit-unit kerja dalam lingkungan suatu organisasi atau lembaga.
3. Tujuan Menulis Surat
Tujuan menulis
surat secara garis besar diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu:
a.
Ingin
menyampaikan informasi kepada pembaca surat;
b.
Ingin
mendapatkan balasan / tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat;
c. Memperlancar
arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah tangkap.
4. Fungsi Surat
Fungsi surat,antara
lain:
a.
Surat sebagai
media komunikasi
Komunikasi dianggap efektif apabila yang
dikomunikasikan itu sampai kepada tujuan sesuai dengan sumbernya. Surat sebagai
alat komunikasi harus pula efektif, artinya dapat mencapai tujuannya. Maka
surat harus ditulis dengan jelas dan terang apa yang dimaksud.
Menulis surat bukanlah hal yang mudah,
untuk menulis surat seseorang harus pandai merumuskan buah pikirannya dengan
jelas dan mudah dimengerti oleh orang lain sehingga mendapat respon yang
menguntungkan
b. Surat sebagai
barometer kemajuan kantor
Kegiatan yang dilakukan oleh kantor
pemerintah atau swasta tidak dapat berjalan dan berkembang dengan baik tanpa
mengadakan hubungan atau komunikasi antara sesamanya ataupun dengan pihak luar.
Adapun pentingnya komunikasi itu tidak lain sebagai alat untuk memungkinkan
terjadinya hubungan kerjasama yang baik dalam menyelesaikan pekerjaan kantor
secara efektif. Dengan komunikasi itu berarti bertemunya beberapa pendapat,
kemauan, dan maksud dari pihak seseorang terhadap pihak lainnya.
c.
Surat sebagai
alat tata usaha
Surat menyurat harus dilaksanakan dan
diatur dengan sebaik-baiknya, sebagai alat yang menunjukan adanya kegiatan yang
dilakukan oleh kantor tersebut.
d. Surat sebagai alat
bukti tertulis
Adanya hitam di atas putih berguna untuk
dijadikan bukti apabila terjadi perselisihan atau salah penafsiran antar kantor
atau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi, misalnya surat perjanjian
e.
Surat sebagai
alat pengingat
Dimana surat-surat yang telah diterima
harus disimpan atau diarsipkan pada arsip surat yang
diterima, sehingga bila diperlukan atau ada sesuatu masalah yang
diperlukan surat dapat dicari dan dibaca kembali. Berguna untuk mengetahui
hal-hal yang terlupa atau telah lama.
f.
Surat sebagai
bukti historis
Dimana surat yang telah
diarsipkan juga dapat menjelaskan perkembangan-perkembangan masa lalu. Berguna
sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas suatu organisasi pada
masa-masa lalu. Contoh neraca perusahaan dapat menjelaskan rugi laba
perusahaan, teks Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia dan sebagainya.
g.
Surat sebagai
duta organisasi
Surat merupakan
duta, wakil secara tertulis dari organisasi atau instansi ataupun
perusahaan misalnya : perusahaan akan memesan barang, cukup dengan menulis
surat pesanan, untuk dikirim kepada perusahaan penjual atau seorang pelamar
kerja, cukup dengan melayangkan sebuah surat lamaran kerja kepada sebuah
perusahaan atau instansi.
Oleh karena
surat sebagai wakil tertulis, maka apa yang ingin disampaikan pemesan barang
atau pelamar kerja tersebut harus jelas, dapat dipahami, mudah dimengerti oleh
penerima surat, sehingga penerima surat memberikan jawaban atau balasan sesuai
dengan yang dikehendaki pengirim.
h. Surat sebagai
pedoman
Surat juga merupakan pedoman dalam
pelaksanaan pekerjaan. Contoh surat keputusan, surat intruksi, surat perintah
dan sebagainya.
i.
Surat sebagai
jaminan keamanan
Contoh surat keterangan jalan, ktp, dan
sebagainya.
5. Jenis Surat
Jenis – jenis
surat, antara lain :
a.
Berdasarkan
Wujud Surat
Ø Kartu Pos
Kartu pos adalah blanko yang dikeluarkan
oleh Perum Postel atau instansi lain yang telah diberi izin Perum Postel untuk
mencetaknya asal sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan Perum
Postel. Jenis surat ini biasanya dijual di kantor pos. Kartu pos biasanya
dibuat dengan memakai kertas karton yang berukuran 15 cm x 10 cm.
Kartu pos
mempunyai dua bagian :
ü Bagian
depan atau muka untuk menulis nama atau alamat pengirim
serta penerima.
ü Bagian belakang
untuk menulis berita-berita yang akan disampaikan.
Pada dasarnya
kartu pos digunakan untuk kepentingan sebagai berikut :
ü Mengirimkan
berita-berita yang singkat-singkat saja atau pendek.
ü Untuk
berita-berita yang tidak mengandung rahasia, sehingga terbaca oleh orang
lainpun tidak menjadi masalah.
ü Dikirimkan untuk
masalah-masalah yang bersifat santai, seperti mengirim dan
meminta lagi.
ü Bukan untuk
keperluan dinas atau resmi.
ü Bukan untuk
dikirimkan kepada orang tua, atau orang yang umurnya diatas
pengirim.
Ø Warkat Pos
Warkat pos adalah sehelai kertas yang
telah dicetak dengan memakai lambaga dan petunjuk penulisan berita, yang
dikeluarkan oleh perum postel atau instansi lain yang telah diberi izin. Lembaran
surat jenis ini biasanya dijual di kantor pos. Warkat pos dapat dilipat-lipat
menjadi amplop sehingga bagian lipatan bagian luar dapat dipakai menulis nama
dan alamat pengiriman serta penerima. Bagian lipatan dalam untuk menulis berita-berita
yang akan disampaikan.
Surat dengan memakai warkat pos
bertujuan :
ü Untuk surat
bersifat keluarga.
ü Yang isinya
berita yang panjang-panjang.
ü Yang bersifat
rahasia keluarga.
ü Bukan untuk
keperluan dinas atau bersifat resmi.
Ø Telegram
Telegram adalah suatu alat komunikasi
dengan cara menyampaikan berita-berita melalui radio atau pesawat
telegram mengenai sesuatu hal yang perlu segera mendapat penyelesaian
dengan cepat. Isi telegram berupa tulisan-tulisan relatif singkat yang
dikirimkan dari jarak jauh. Surat ini akan sampai ke tujuan dalam waktu yang
singkat.
Ada dua macam cara penyampaiannya, yaitu
:
ü Telegram yang
pengirimannya melalui perum telekomunikasi (seperti morse, telek,
dan
teleprinter).
ü Surat telegram
atau surat kawat ialah surat yang ditulis dengan gaya bahasa
telegram tetapi pengirimannya
dilakukan oleh kurir (utusan atau petugas
perusahaan atau instansi).
Ø Surat Bersampul
Surat bersampul
adalah surat-surat yang isinya atau beritanya ditulis pada kertas
lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukkan kedalam
sampul atau amplop. Surat jenis ini lah yang banyak kita gunakan
dalam berkomunikasi.
Surat-surat yang
memakai amplop sampul ini gunanya :
ü Untuk
surat-surat yang isinya panjang, sebab itu dapat ditulis dalam beberapa
lembar
atau beberapa halaman.
ü Untuk
surat-surat yang isinya dirahasiakan atau tidak boleh dibaca oleh
orang lain.
ü Untuk
surat-surat resmi, surat dinas ataupun surat biasa.
ü Untuk menjaga
kebersihan dan kerapihan.
ü Untuk menjaga
sopan santun.
Pemakaian sampul
hendaknya disesuaikan dengan bentuk kertas supaya surat yang memakai sampul
kelihatan rapih.
Pemakaian sampul
hedaknya :
ü Sampul yang
berbentuk panjang untuk kertas-kertas yang berukuran pokok.
ü Untuk sampul
yang berbentuk persegi empat hendaknya digunakan kuarto.
ü Sampul yang
berbentuk kecil digunakan kertas-kertas octavo.
b. Berdasarkan
Pembuatan Surat
Ø Surat Pribadi
Jenis surat ini
ditulis atas nama pribadi seseorang serta berisi masalah pribadi penulis, baik
yang ditujukan kepada teman, keluarga maupun instansi tertentu. Kalau surat ini
ditujukan kapada seseoranng separti kawan atau keluarga, maka format dan bahasa
surat relatif lebih bebas. Akan tetapi, bila surat itu ditujukan kepada pejabat
atau organisasi/instansi seperti surat lamaran pekerjaan, ajuan kenaikan
golongan, atau pengaduan, maka bentuk dan bahasa surat yang digunakan harus
resmi.
Ciri - ciri
surat pribadi, yaitu :
ü Tidak
menggunakan kop surat
ü Tidak ada nomor
surat
ü Salam pembuka
dan penutup bervariasi
ü Penggunaan
bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
ü Format surat
bebas
Contoh surat ini adalah surat untuk
keluarga, surat lamaran kerja, dan surat permohonan izin bangunan.
Ø Surat Resmi
Surat resmi dibuat suatu instansi,
organisasi atau lembaga perusahaan tertentu yang ditujukan kepada seseorang
atau lembaga tertentu lainnya. Keberadaan instansi, lembaga, organisasi dan
perusahaan tersebut disahkan secara hukum.
Ciri-ciri surat
resmi, yaitu :
ü Menggunakan kop
surat apabila dikeluarkan organisasi
ü Ada nomor surat,
lampiran, dan perihal
ü Menggunakan
salam pembuka dan penutup yang lazim
ü Penggunaan ragam
bahasa resmi
ü Menyertakan cap
atau stempel dari lembaga resmi
ü Ada aturan
format baku
Bagian-bagian
surat resmi:
ü Kepala/kop surat
Kop surat
terdiri dari:
·
Nama
instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
·
Alamat
instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
·
Logo
instansi/lembaga
ü Nomor surat,
yakni urutan surat yang dikirimkan
ü Lampiran, berisi
lembaran lain yang disertakan selain surat
ü Hal, berupa
garis besar isi surat
ü Tanggal surat
(penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
ü Alamat yang
dituju (jangan gunakan kata kepada)
ü Pembuka/salam
pembuka (diakhiri tanda koma)
ü Isi surat
ü Uraian isi
berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf
kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah
menyesuaikan.
ü Penutup surat
ü Penutup surat,
berisi
ü Salam penutup
ü Jabatan
ü Tanda tangan
ü Nama (biasanya
disertai nomor induk pegawai atau NIP)
ü Tembusan surat,
berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya
suatu kegiatan
Contoh surat resmi adalah surat dinas,
surat niaga, dan surat sosial.
c. Berdasarkan
Pesan Surat
Ø Surat Keluarga
Surat keluarga adalah surat yang berisi
masalah-masalah keluarga atau kekeluargaan. Contoh surat keluarga adalah surat
untuk orang tua, saudara, dan teman.
Ø Surat Setengah
Resmi
Surat setengah resmi adalah surat yang
dikirimkan oleh seseorang kepada instansi atau lembaga organisasi tertentu.
Jenis surat ini misalnya surat lamaran kerja, permohonan IMB dan surat
permohonan cuti.
Ø Surat Sosial
Surat sosial adalah surat yang dibuat
oleh lembaga sosial kepada seseorang, organisasi, atau instansi tertentu yang
biasanya berisi berbagai masalah sosial. Misalnya, surat permintaan sumbangan
dan edaran untuk kerja bakti.
Ø Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang ditulis
oleh suatu perusahaan perniagaan dengan pesan berniaga. Surat ini sangat
berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun
dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan
perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga
eksternal.
Contoh jenis surat ini adalah surat
penawaran harga, penagihan utang, lelang barang, atau pesanan barang.
Ø Surat Dinas
Surat ini berisikan masalah
kepemerintahan atau kedinasan dari suatu lembaga atau keorganisasian. Surat ini
dapat ditujukan kepada instansi lain, perorangan dan organisasi tertentu. Surat
ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari
surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan
fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman
kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi
Ciri – ciri surat dinas, yaitu :
ü Menggunakan kop
surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
ü Menggunakan
nomor surat, lampiran, dan perihal
ü Menggunakan
salam pembuka dan penutup yang baku
ü Menggunakan
bahasa baku atau ragam resmi
ü Menggunakan cap
atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
ü Format surat
tertentu
Misalnya, surat
keputusan, surat perintah, dan surat tugas.
Ø Surat Pengantar
Surat ini ditujukan kepada perorangan
atau lembaga sebagai pengatur atau referensi seseorang untuk berhubungan dengan
pihak penerima surat.
d. Berdasarkan
Keamanan Pesan Surat
Ø Surat Sangat
Rahasia
Surat ini berisi pesan dokumen penting
yang berkaitan dengan rahasia atau keamanan suatu negara. Jenis surat ini
dikirim dengan menggunakan tiga buah sampul. Pada sampul pertama dituliskan
kode SR yang merupakan singkatan dari "Sangat Rahasia". Pada sampul
kedua dituliskan kode SRS, yaitu singkatan dari "Sangat Rahasia
Sekali" serta dibubuhi segel atau lak untuk membuktikan keutuhan pesan
surat. Pada sampul terakhir (luar) dibuat biasa agar tidak mengundang
kecurigaan orang lain. Surat jenis ini, misalnya surat dari kementerian luar
negeri, surat untuk negara-negara tetangga, dan surat dokumen kemiliteran.
Ø Surat Rahasia
Jenis surat ini berisi dokumen ringan
yang pesannya hanya pantas diketahui oleh satu atau beberapa pejabat tertentu
atau yang berwenang pada sebuah instansi. Pengiriman surat ini menggunakan dua
buah sampul. Sampul pertama dituliskan kode R atau RS yaitu singkatan dari
"Rahasia" atau "Rahasia Sekali" serta disegel, sedangkan
sampul kedua tidak diberi kode apa pun. Surat jenis ini misalnya surat tentang
konduet pejabat dan surat dokumen suatu instansi.
Ø Surat
Konfidensial
Surat yang isinya hanya layak diketahui
oleh beberapa pejabat tertentu sebab pesannya memerlukan tindakan kebijaksanaan
dari para pejabat tersebut. Misalnya surat hasil rapat pimpinan dan usulan
kenaikan pangkat seseorang.
Ø Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang pesannya
dapat diketahui oleh orang lain tanpa mengakibatkan kerugian bagi pihak mana
pun. Misalnya, surat edaran dan surat undangan.
e. Berdasarkan
Ruang Lingkup Surat
Ø Memorandum/ Memo
Memorandum adalah salah satu alat
komunikasi berupa surat-surat dilingkungan dinas yang penyampaiannya tidak
resmi dan digunakan secara intern (didalam lingkungan sendiri baik perusahaan
,instansi lainnya). Pada umumnya memorandum digunakan dari atasan kepada
bawahan, atau antara pejabat yang sederajat kedudukannya, cara pembuatannya
diketik atau tulisan tangan. Memorandum dipergunakan untuk pemberitahuan,
permintaan informasi, memberi petunjuk atau memberi informasi.
Memorandum ini hanya berisikan catatan singkat tentang pokok-pokok permasalahan
sebagai pesan yang ingin dikomunikasikan.
Ø Nota
Nota adalah
merupakan alat komunikasi kedinasan antara pejabat dari suatu unit
organisasi yang digunakan secara intern dalam lingkungan sendiri, tetapi
bersifat resmi.
Gunanya nota
adalah :
ü Untuk meminta
penjelasan
ü Untuk memberikan
keputusan
ü Untuk
peningkatan supaya isinya mendapat perhatian sepenuhnya
Ø Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang dikirimkan
kepada orang lain, baik yang berada di dalam maupun di luar instansi yang
bersangkutan.
f. Berdasarkan
Jumlah Pembaca Surat
Ø Pengumuman
Pengumuman adalah surat yang ditujukan
kepada beberapa orang, instansi, atau pihak lain yang namanya terlalu banyak
untuk disebutkan satu per satu. Pengumuman ini dapat digunakan dalam raung
lingkup yang terbatas maupun dalam ruang lingkup yang lebih luas. Misalnya,
pengumuman penerimaan pegawai dan kelulusan tes.
Ø Surat Edaran
Surat edaran adalah surat yang
dikirimkan kepada beberapa orang, baik di dalam maupun di luar kantor yang
bersangkutan. Kadang-kadang, surat ini hanya berisi sesuatu yang hanya
diketahui oleh para pejabat tertentu. Ada pula surat edaran yang dapat
disebarkan ke raung lingkup yang lebih luas.
Ø Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang khusus
dikirimkan kepada seseorang yang namanya tertera pada alamat surat dan hanya
untuk diketahui oleh orang yang dituju.
g. Berdasarkan
Penyelesaian Surat
Ø Surat Kilat
Surat kilat adalah surat yang pesannya
harus dapat disampaikan kepada penerima surat secepat mungkin. Tanggapan yang
diharapkan dari surat tersebut pun perlu dilakukan dengan cepat.
Ø Surat Segera
Pesan dalam jenis surat ini perlu segera
disampaikan kepada penerima surat, tetapi tidak harus dikerjakan atau
ditanggapi dengan cepat seperti pada surat kilat.
Ø Surat Biasa
Jenis surat ini baik cara pembuatan atau
pengirimannya tidak harus diprioritaskan seperti kedua jenis surat di atas.
h. Berdasarkan
Pengertian Umum
Ø Surat Terbuka
Surat terbuka
adalah surat yang ditujukan kepada pihak lain, biak perorangan maupun kelompok
yang biasanya dimuat di media massa atau diedarkan secara terbuka.
Biasanya
surat-surat terbuka berisi antara lain :
ü Kritikan-kritikan
terhadap sesuatu keadaan atau kejadian yang tidak menyenangkan.
ü Saran-saran dan
pendapat-pendapat serta gagasan untuk sesuatu hal yang kurang
baik atau tidak pantas.
ü Keluhan-keluhan
tentang sesuatu pelayanan yang mengecewakan.
ü Ajakan, himbauan
untuk berbuat sesuatu kebaikan atau menghindarkan sesuatu
yang kurang baik.
Ø Surat Tertutup
Surat tertutup adalah surat yang cara
pengirimannya diberi sampul karena isinya tidak layak diketahui oleh pihak
lain.
Ø Surat Kaleng
Surat kaleng adalah surat yang
pengirimannya tidak mencantumkan nama dan alamat pengirim secara jelas.
Pengirim surat ini tidak bertanggung jawab terhadap isi surat. Akan tetapi
untuk beberapa hal perlu juga diperhatikan oleh penerima surat pesan dalam
surat itu.
6. Bentuk Surat
Bentuk surat
adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat, masing-masing bagian surat
itu mempunyai posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan peranan terutama sebagai
petunjuk atau
identifikasi untuk memproses surat tersebut. Berbagai bentuk
surat yang satu sama yang lain
berbeda pemakaiannya sesuai dengan kebiasaan
instansi atau gaya masyarakat tertentu.
Bentuk surat
yang paling utama, yaitu :
a. Bentuk
Lurus (Block Style)
Perbedaan dengan bentuk lurus penuh
adalah dimana pada bentuk lurus, tanggal ditulis sebelah kanan, sejajar dengan
nomor surat, kemudian salam penutup,dan tanda tangan penanggung jawab berada
disebelah kanan juga, sehingga bagian bawah kiri agak leluasa untuk dipakai
tembusan bila surat itu ada salinan yang harus dikirimkan, bentuk ini adalah
model Amerika.
b. Bentuk
Lekuk (Indented Style)
Pada bentuk ini baris pertama dari
alamat ditulis lurus dari nomor surat, kemudian nama jalan menjorok kedalam
kurang lebih 5 spasi, selanjutnya nama kota, menjorok lagi kedalam kurang lebih
5 spasi dari pinggir, sehingga lurus dengan nama jalan, ini adalah model Eropa
lama.
Bentuk variasi
surat, yaitu :
a.
Bentuk Lurus
Penuh (Full Block Style)
Adalah merupakan variasi dari bentuk
lurus dan pemakainnya masih jarang kecuali pihak swasta banyak yang memakai
bentuk ini. Bentuk surat ini adalah model Eropa dan Amerika. Ditinjau dari segi
teknik pengertian bentuk lurus penuh paling efisien dibandingkan dengan
bentuk-bentuk lainnya karena hanya sekali memasang, pasak baris pinggirseluruh
mulai dari kiri, tanggal, nomor, hal, salam pembuka, sampai kepada salam
penutup tidak perlu sering menghitung hentakan, hanya kita harus jara (spasi)
supaya tidak kelihatan bertumpuk.
b. Bentuk Setengah
Lurus (Semi Block Style)
Penulisan hampir sama dengan bentuk
lurus, hanya bedanya bentuk setengah lurus pada alinea pertama harus menjorok
kedalam kurang lebih 5 spasi, begitu seterusnya. Untuk alinea-alinea yang baru
dan bentuk ini banyak sekali digunakan oleh perusahaan-perusahaan. Bentuk
setengah lurus termasuk model Eropa baru.
c.
Bentuk
Resmi (Official Style)
Pada bentuk ini alamat dalam ditulis
sebelah kanan dibawah tanggal, disebelah kiri ditulis nomor sejajar dengan
tanggal, lampiran dan perihal, setiap alinea pertama dan baru mulai kurang
lebih 5 spasi dari garis pinggir dan kalimat terakhir lurus dengan nomor,
dengan perihal.
d. Bentuk
Menggantung (Hanging Paragraph Style)
Bentuk ini memasang termasuk yang jarang
digunakan baik oleh perusahaan maupun dinas pemerintahan. Alamat dalam ditulis
sebelah kiri, alinea pertama dan setiap alinea baru ditulis dari baris pinggir,
dan kalimat-kalimat bersambung ditulis ditengah kurang lebih 10 spasi dari
pinggir sehingga kelihatannya jadi menggantung.
e. Bentuk Surat
Model Depdikbud
Bentuk ini banyak sekali dipakai oleh
dinas-dinas pemerintahan. Penulisan tanggal berada disebelah kanan, sejajar
dengan nomor surat, kemudian alamat ditulis dari pinggir itu untuk
kalimat ataukata penghormatan, seperti yang terhormat atau kepada
yang terhormat. Tetapi nama orang yang dituju ditulis menjorok kurang lebih 5
spasi, selanjutnya nama jabatan dan jawatan ditulis disebelah kanan.
f. Bentuk Resmi
Pemerintahan
Bentuk ini banyak dipakai oleh dinas
pemerintahan dan pemakaiannya ada dua macam yaitu :
o
Bentuk
resmi Indonesia lama,
o
Bentuk
resmi Indonesia baru.
ü Bentuk ini
penulisan tanggal, nomor dan alamat dalam tidak ada bedanya dengan
bentuk resmi
niaga, hanya berbeda dalam penulisan alinea pertama.
ü Alinea pertama
dan baru menjorok kurang lebih 10 spasi dari baris pinggir dan kalimat-kalimat
bersambung tidak sampai ke pinggir seperti resmi niaga, tetapi
kurang lebih 5
spasi dari baris pinggiran dalam resmi Indonesia lama maupun baru
tidak ada
salam pembuka dan salam penutup.
ü Pada bentuk
resmi Indonesia alamat dalam berada disebelah kiri,sedangkan
Indonesia lama
disebelah kanan dibawah tanggal, sebelum menulis tanggal, nama
kota ditulis.
g. Bentuk - Bentuk
Centering
Bentuk-bentuk centering dipakai pada
surat-surat dinas seperti surat keputusan, perintah, surat edaran, surat tugas
dan sebagainya.
Dimana istilah kata-kata “surat
keputusan” atau “perintah” berada ditengah dengan memakai huruf-huruf kapital.
Kemudian dibawahnya nomor surat, alamat dan nama orang yang dituju berada pada
isi surat pada kaki surat ditulis nama kota, tanggal, bulan dan tahun, kemudian
nama jabatan, tanda tangan, nama jelas dan nip, biasanya ada tembusan-tembusan
kepada pihak yang terkait.
7. Syarat dan Ketentuan Penulisan Surat
Ada beberapa
syarat dan ketentuan dalam menulis surat yang baik dan benar. Syarat dan
ketentuan tersebut adalah sebagai berikut :
a.
Menetapkan
lebih dahulu maksud surat
Yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan
kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan,
permintaan laporan atau hal lain. Tentunya disesuaikan dengan Jenis Surat yang
kita ingin tulis.
b.
Menetapkan
urutan masalah yang akan dituliskan.
c.
Merumuskan
pokok pembicaraan satu persatu, runtun, logis dan teratur.
d.
Menggunakan
kalimat efektif.
ü Sederhana
Bersahaja,
lugas, mudah, tidak berbelit-belit kata maupun kalimat. Menggunakan kata-
kata
yang biasa dan lazim.
ü Ringkas
Tegas
dan mudah dipahami.
ü Jelas
Tidak
samar-samar, tidak meragukan, tidak taksa, tidak menimbulkan salah paham.
ü Sopan
Menggunakan
kata-kata yang sopan atau halus dan kata-kata resmi (bukan kata sehari-
hari)
ü Menarik
Membangkitkan
perhatian, tidak membosankan. Bisa dengan variasi kalimat, gaya
bahasa. Menghindarkan
sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim, apa
lagi singkaan yang
tidak biasa atau singkatan buatan sendiri.
e.
Memperhatikan
dan menguasai Format atau Bentuk Surat.
f.
Memperhatikan
dan menguasai penulisan Bagian-Bagian Surat.
g.
Penulisan
atau pengetikan yang betul, jelas, bersih dan rapi.
h.
Memperhatikan
ukuran, jenis dan warna kertas.
ü
Ukuran
Kwarto
(21x29 cm)
ü
Jenis
HVS
untuk lembar asli, kertas tembus atau doorslag untuk tembusan.
ü
Warna
Putih
(hvs) untuk lembar asli; kuning (doorslag) untuk perbal; biru muda (doorslag)
untuk tembusan intern; merah muda (hvs) untuk surat rahasia.
i.
Isi
surat ringkas, jelas, akurat dan eskplisit.
j.
Menggunakan
bahasa baku.
8. Ciri – Ciri Bahasa Surat
Bahasa surat
biasanya memiliki ciri – ciri, sebagai berikut :
a.
Jelas
Bahasa surat yang jelas maksudnya tidak
hanya mudah dimengerti tetapi harus terbebas dari salah tafsir atau rancu,
sehingga data-data yang dituangkan dalam surat sesuai dengan sasaran yang
diinginkan. Bahasa dalam surat juga harus dapat menjelaskan siapa yang membuat
surat itu kepada siapakah surat itu ditujukan. Oleh karena itu, surat harus
menggunakan pilihan kata-kata yang cermat, kalimat yang utuh tidak menggantung,
dan tanda baca yang benar serta tidak terlalu banyak menggunakan kata-kata atau
istilah asing.
b. Lugas
Lugas artinya sederhana, praktis,
bersahaja (simple). Jika diterapakn dalam pada penulisan kalimat dalam surat,
berate kalimat yang digunakan harus langsung menunjukkan persoalan atau
permasalahan yang pokok-pokok saja, tidak bertele-tele serta dapat
mengungkapkan gagasan secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki.
Cara yang dapat dilakukan oleh penulis
surat agar diperoleh bahasa surat yang lugas adalah sebagai berikut:
ü Menghilangkan
unsur-unsur yang tidak diperlukan
ü Menghilangkan
basa-basi
ü Menambahkan
unsur penjelas yang hilang
ü Menggunakan
istilah yang biasa digunakan dalam surat niaga
ü Menempatkan
tanda baca yang tepat
c.
Menarik
Bahasa yang menarik adalah bahasa yang
hidup, lugas, jelas, wajar, enak dibaca, tidak kaku, tidak menggunakan
kata-kata yang telah using, dan tidak menggunakan kata makian yang dapat
menyinggung perasaan orang lain. Bahasa yang menarik juga menghindari
pengulangan kata yang mengakibatkan nada surat menjadi monoton atau membosankan
lawan bicara.
d. Sopan
Bahasa surat yang sopan maksudnya bahasa
yang digunakan sederhana sesuai kaidah bahasa umumnya dan tidak menggunakan
bahasa yang berlebihan sserta kata-kata yang merendahkan martabat orang lain.
9. Yang Diinginkan Penulis Surat
Pada umumnya
pengirim surat menginginkan hal-hal berikut dari pembaca surat :
a.
Pembaca
atau penerima surat percaya tentang masalah yang ditulis.
b.
Pembaca
harus menerima pandangan-pandangan, gagasan, dan keputusan-keputusan dari
pengirim.
c.
Pembaca
membalas surat dan meminta informasi lebih lanjut.
d.
Pembaca
memberi penjelasan atau informasi kepada pengirim.
e.
Pembaca
memenuhi segala permintaan pengirim.
f.
Pembaca atau
penerima dapat memahami segala pengaduan pengirim.
g.
Pembaca
selalu ingin mengadakan komunikasi dan menjadi relasi kita.
10. Persiapan
Penulisan Surat
Alat-alat yang
harus dipersiapkan adalah sebagai berikut:
a.
Kertas surat
Jenis kertas yang dipergunakan hendaknya
sesuai dengan isi atau maksud surat :
ü
Kertas
polio bergaris : umumnya digunakan untuk surat-surat yang tidak diketik alias ditulis
tangan.
ü
Kertas
HVS : umumnya dipakai oleh suatu instansi
pemerintahan atau untuk menulis surat resmi.
ü
Kertas
quarto : umumnya digunakan oleh perusahaan yang sudah
binofid atau tergolong sudah mapan. Kertas ini mempunyai kualitas yang lebih
baik.
Kertas
surat yang umum dipakai untuk surat adalah kertas yang berwarna putih.
b. Menyusun
bagian-bagian selembar surat
Penulisan sebuah surat yang baik
tentunya mengandung bagian-bagian yang memenuhi persyaratan sebuah surat yang
baik. Tentu saja para penulis harus tahu terlebih dahulu jenis surat yang akan
ditulis, apakah termasuk surat resmi, pribadi, atau niaga. Dengan begitu akan
memudahkan kita dalam menulis surat.
c.
Persiapan
penguasaan cara menulis surat
Langkah-langkah persiapan penulisan
surat yang baik adalah sebagai berikut :
ü Mengetahui
bentuk surat yang diinginkan, dimaksudkan agar penulis atau pengirim
surat
dapat menentukan pilihan kepada siapa surat itu hendak dikirimkan.
ü Memiliki
pengetahuan tentang cara menyusun isi surat.
ü Mengetahui
sifat-sifat surat.
ü Menguasai bahasa
surat.
d.
Penulisan surat
Jika anda menulis surat dengan
menggunakan tangan hendaknya perhatikanlah hal-hal berikut :
ü Pilihlah tinta
yang tidak mudah luntur dan cepat kering.
ü Pakailah warna
tinta yang sopan, jelas dan lazim.
Jika suratnya diketik
maka yang harus diperhatikan adalah :
ü Jangan
menggunakan huruf mesin yang sudah kabur atau kurang jelas agar tidak terjadi salah kata.
ü Atur spasi
secukupnya, jangan terlalu rapat atau renggang.
ü Pakailah pita
hitam dan jangan merah.
ü Pakailah merah hanya
untuk hal-hal yang penting.
e.
Cara melipat
surat
Beberapa hal
yang harus diperhatikan dalam melipat surat antara lain :
ü Jangan terlalu
banyak membuat lipatan.
ü Sesuaikan
lipatan kertas dengan besarnya amplop surat.
ü Usahakan agar
penerima surat tidak kesulitan dalam membuka lipatan surat.
ü Jangan memasukan
sesuatu kedalam surat karena hal itu bisa merusak tulisan. Kecuali
untuk
surat-surat remaja, boleh membuat lipatan surat dengan seni lipat kreasi merek
mereka sendiri.
11. Yang
Harus Diperhatikan Sebelum Menulis Surat
Dalam penulisan
surat yang baik terlebih dulu kita harus mengenal :
a.
Tema
Penulis surat harus mengetahui tema yang
akan disampaikan, karena tema merupakan inti sari pembicaraan. Sedangakan dari
proses penyusunan dari topik-topik atau pokok-pokok bahasan yang akan disusun.
Topik surat yang akan disusun tergantung
dari tujuan dan sifat isi surat, apakah permintaan, laporan, pernyataan,
pertanyaan dan sebagainya.
b. Kalimat
Tema merupakan inti sari pembicaraan dan
oleh penulis akan diuraikan melalui kalimat-kalimat.
Kalimat-kalimat harus mengungkapkan
fakta, perasaan atau sikap secara jelas.
Kalimat harus jelas dan efektif,
sehingga pembaca sudah mengerti dan memahami maksud pengiriman surat.
Kalimat-kalimat harus pendek-pendek tetapi lengkap dengan informasi.
Contoh kalimat-kalimat permohonan
referensi bank :
ü Dengan ini kami
mengajukan permohonan kepada Bapak dapatlah kiranya kami diberi
surat
keterangan bank.
Contoh kalimat merasa keberatan terhadap
pengaduan atau claim.
ü Sehubungan
dengan surat saudara tanggal........no.......perihal kiriman........, kami rasa
tidak terdapat kekeliruan.
c.
Alinea
Alinea adalah merupakan himpunan dari
kalimat-kalimat yang bertalian dan berangkaian. Alinea harus merupakan
kesinambungan antara kalimat yang satu dengan kalimat yang lain.
d. Gaya Bahasa
Gaya bahasa adalah cara yang
dipergunakan oleh seseorang untuk melaksanakan pikiran dan perasaan kedalam
sebuah karangan dalam hal kedalam surat.
Gaya bahasa harus dipakai secara tepat
supaya tidak membosankan.
e.
Ejaan
Kriteria ejaan perlu diperhatikan antara
lain :
ü Pemakaian huruf
besar yang betul dan tepat.
ü Penulisan kata
turunan yang tepat.
ü Penulisan kata
ulang yang tepat.
ü Penulisan kata
yang betul dan tepat.
ü Penulisan kata
ganti yang tepat.
ü Penulisan kata
depan yang tepat.
12. Kelebihan Surat
Adapun kelebihan
surat sebagai alat komunikasi dibandingkan dengan yang lain adalah
sebagai berikut:
a.
Surat
merupakan sarana yang dapat merekam informasi secara panjang lebar, terperinci
dan terurai secara mudah.
b.
Surat
bersifat praktis, karena dapat menyimpan rahasia, dibandingkan
dengan telepon
mungkin dapat disadap orang lain.
c.
Setiap
penyampaian berita, kata-kata dan kalimatnya diperkirakan dengan seksama untuk
menghilangakan perasaan yang tidak enak.
d. Efektif
karena informasi itu asli sesuai dengan sumbernya
e.
Ekonomis,
karena biaya pembuatan dan pengiriman relative murah.
f.
Surat
lebih memasyarakatkan siapa saja yang dapat melakukan dan melaksanakannya.
g.
Alat-alat
dan perlengkapan surat mudah didapat.
13. Kelemahan Surat
Dalam prakteknya
ternyata berkomunikasi melalui surat menyurat banyak sekali instansi
pemerintah
maupun organisasi kurang memperhatikan pentingnya menguasai ketentuan-
ketentuan
yang berlaku dalam surat menyurat. Sehingga banyak terjadi kesalahan-kesalahan
maupun kekurangan-kekurangan, adapun kelemahan-kelemahan yang umum terjadi
biasanya
berupa :
a.
Susunan
surat ruwet
b.
Susunan
kalimat tidak lengkap, berbelit-belit
c.
Kata-kata
dan kalimat-kalimat tidak lengkap, tidak jelas dan tidak pada tempatnya.
d.
Penggunaan
tanda baca salah.
e.
Ejaan
banyak yang salah, tidak sesuai dengan pedoman umum, ejaan bahasa Indonesia
yang disempurnakan atau EYD.
f.
Pemakaian
istilah asing mestinya tidak perlu digunakan atau yang tidak sesuai dengan
pedoman umum pembentukan istilah dalam bahasa Indonesia.
g.
Tata
bahasa yang tidak teratur.
h.
Kurang
sopan atau ceroboh dalam mengungkapkan gagasan.
i.
Ketikan
salah atau banyak yang kotor.
j.
Alamat
tidak tepat.
k.
Bentuk
atau model surat tidak menentu.
14. Contoh
Surat
Beberapa contoh
surat – surat, yaitu :
a.
Surat Pribadi
Jakarta,4 Agustus 2008
Sahabatku Dina
Jalan Merpati 3
Bandung
Assalamualaikum Wr.Wb.
Halo,apa kabar,baik baik saja kan? Aku dan keluargaku dalam keadaan sehat walafiat.
Mudah mudahan kabarmu juga seperti itu.Apa di Bandung hujan terus sepanjang hari? Di Jakarta hamper setiap hari hujan lo
Halo,apa kabar,baik baik saja kan? Aku dan keluargaku dalam keadaan sehat walafiat.
Mudah mudahan kabarmu juga seperti itu.Apa di Bandung hujan terus sepanjang hari? Di Jakarta hamper setiap hari hujan lo
Din, bulan depan kan udah mulai libur
sekolah, apa kamu punya rencana liburan ke luar kota? Kalau tidak aku ingin
berkunjung ke rumahmu.Aku ingin melihat indahnya keindahan kota
Bandung dan berlibur bersamamu
Sekian dulu surat dariku kapan kapan kita
sambung lagi.Kutunggu balasan suratmu.
Wassalamualaikum Wr.Wb.
Sahabatmu,
b. Surat Sosial
SURAT EDARAN
Nomor: ……….
Dalam rangka menerapkan disiplin tinggi
masyarakat di ……. (nama tempat), perlu kami sampaikan beberapa hal mengenai
jadwal pembuangan sampah harian sesuai dengan peraturan pemerintah No. …, yaitu
sebagai berikut.
1.
………….
2.
………….
3.
………….
4.
………….
5.
…………
Selanjutnya, operasi rutin pengawasan
dan penertiban pelaksanaan peraturan ini akan dilaksanakan oleh tim gabungan
dari instansi terkait. Barang siapa melanggar ketentuan dengan sengaja maka
akan diterapkan tindak tegas pada yang bersangkutan. Apabila ada yang ingin
mengajukan pengaduan, silahkan menghubungi nomor telepon bebas pulsa ke xxx xxx
xxx.
Demikian surat edaran ini agar
diperhatikan dan dilaksanakan demi kelancaran ketertiban lingkungan rumah
tinggal kita.
_______, ___ _______
2010
………………………
………………………
c.
Surat Niaga
Manado, 27 November 2010
PT Penerbit Guna Ilmu
Jalan Raya Pendidikan Blok D Makassar,
Sulawesi Selatan
Nomor : 543-2/BD-D/VII/10
Lampiran : 1 (satu) berkas
Hal : Permintaan
Kepada Yth. Kepala Bagian Penjualan
CV Cyber Komputindo Kompleks
Manado Electronik Centre Blok E Lt. 2
No. 13
Kami beritahukan dengan hormat bahwa
kami akan membuka kantor cabang baru di Jalan Raya Pendidikan Blok D Makassar,
Sulawesi Selatan. Oleh karena itu, kami membutuhkan; 1) 10 unit computer; 2) 2
unit printer ; 3) 1 unit scanner, sesuai yang Saudara tawarkan pada iklan
harian Merdeka, tgl. 11 November 2010.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon kepada Saudara untuk mengkirim brosur, daftar harga, dan buku petunjuk teknisnya. Selain itu, mohon penjelaskan tentang: 1) syarat pembayaran, 2) syarat penyerahan barang, dan 3) potongan harga.
Kami tunggu balasan Saudara selekasnya. Atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami menyampaikan terima kasih.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon kepada Saudara untuk mengkirim brosur, daftar harga, dan buku petunjuk teknisnya. Selain itu, mohon penjelaskan tentang: 1) syarat pembayaran, 2) syarat penyerahan barang, dan 3) potongan harga.
Kami tunggu balasan Saudara selekasnya. Atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami menyampaikan terima kasih.
Hormat
saya,
Kepala Bagian Pembelian
Sumber :
N Nama
: Anne Rahma Safitri
Kelas
: 3EB12
NPM
: 20212947
