N P M : 20212947
Kelas : 3EB12
Tugas : Softskill (Bahasa
Inggris 2)
MEMO
Apa
yang dimaksud dengan memo ?
Memo
atau memorandum adalah :
o
dokumen dalam bentuk tulisan di kertas
o
digunakan untuk berkomunikasi dalam sebuah organisasi
o
biasanya pendek
o
berisikan untuk/kepada, dari, tanggal, judul, dan isi pesan
Mengapa Menulis Memo ?
Memo berguna dalam situasi di mana pesan
teks atau e-mail yang tidak cocok. Misalnya, jika Anda akan mengirim sebuah
objek, seperti sebuah buku atau kertas yang harus ditandatangani, internal melalui
kantor pos, Anda dapat menggunakan sebuah memo sebagai catatan penutup untuk
menjelaskan apa yang harus dilakukan penerima.
Bagaimana
Cara Menulis Sebuah Memo ?
Memo harus memiliki bagian dan konten
sebagai berikut:
1.
Bagian ‘Untuk/Kepada’ biasanya mengandung nama dari
penerima. Untuk memo informal, nama penerima cukup ditulis singkat misalnya
‘Untuk: Andy’. Untuk memo yang lebih formal menggunakan nama lengkap si
penerima. Jika, penerima adalah di lain departemen, maka menggunakan nama
lengkap dan nama departemen. Hal ini biasanya tidak perlu menggunakan Bapak,
Tuan, Nyonya atau Nona kecuali memo sangat formal.
2.
Bagian ‘Dari’ biasanya mengandung nama dari pengirim. Untuk
memo informal, nama pengirim cukup ditulis singkat misalnya ‘Dari: Bill’. Untuk
memo yang lebih formal menggunakan nama lengkap si pengirim. Jika, penerima
adalah di lain departemen, maka menggunakan nama lengkap dan nama departemen.
Hal ini biasanya tidak perlu menggunakan Bapak, Tuan, Nyonya atau Nona kecuali
memo sangat formal.
3.
Bagian ‘Tanggal’. Untuk menghindari kebingungan antara
sistem tanggal Inggris dan Amerika, tulis bulan sebagai kata atau singkatan,
misalnya ‘Januari’ atau ‘Jan’.
4.
Bagian Judul.
5.
Isi Pesan
Kecuali jika memo adalah
catatan singkat, sebuah pesan memo harus terorganisir dengan baik yang berisi
uraian sebagai berikut :
a.
Situsi – pengenalan atau tujuan dari memo
b.
Masalah (pilihan) – misalnya: “Sejak pindah ke kantor baru di
Kowloon Bay, staf memiliki kesulitan dalam mencari tempat yang dekat untuk
membeli makan siang”
c.
Solusi (pilihan) – misalnya “Menyediakan oven microwave di dapur
akan memungkinkan staf untuk membawa makan siang mereka sendiri dan memanaskan
makanan mereka.”
d.
Tindakan – mungkin sama dengan solusi atau bagian dari solusi yang harus
dijalankan, misalnya “kami akan menghargai bila anda mengotorisasi hingga 3.000
dolar”
e.
Kesopanan – anda ingin menghindari penerima menolak untuk mengambil
tindakan, hal ini penting untuk mengakhiri dengan sikap sopan, misalnya “Sekali
lagi, terima kasih untuk dukungan anda.” atau lebih secara informal “Terima
kasih”.
6.
Tanda Tangan
Ini
adalah pilihan
